Comune di Suelli

PROTOCOLLO INFORMATICO

Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
La protocollazione e lo smistamento della corrispondenza in arrivo spettano unicamente al Servizio
protocollo, a cui deve essere convogliata tutta la documentazione comunque pervenuta al Comune
dall’esterno.
I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all’ente attraverso:
a) il servizio postale;
b) la consegna diretta all’ufficio protocollo, abilitato dall'amministrazione al ricevimento della
documentazione;
c) l’ apparecchio telefax.
I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo
per la loro registrazione. Quelli arrivati via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei.
 
Ricezione dei documenti informatici
Un documento informatico può essere recapitato:
- a mezzo posta elettronica certificata (PEC);
- su supporto rimovibile (quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, etc,) consegnato all’ufficio
competente il procedimento. In questo caso, l’ufficio ricevente verifica la compatibilità del supporto
presentato e la leggibilità dello stesso e lo consegna all’ufficio protocollo per la relativa registrazione.
La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata (casella istituzionale) riservata a questa funzione, integrata con il sistema informatico e accessibile solo all'ufficio/postazioni preposto/e alla registrazione di protocollo.
 
Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
A richiesta dell’interessato, l’Ufficio Protocollo appone un timbro datario su una fotocopia del documento consegnato a mano all’Ufficio stesso. Tale fotocopia ha valore di ricevuta.
La ricevuta della consegna di un documento cartaceo può essere costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna.
Compatibilmente con le esigenze del servizio, si procederà alla protocollazione del documento: in tal caso verrà consegnata la ricevuta prodotta automaticamente del software di protocollo informatico.
Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico.
 
Accesso esterno
L’accesso al sistema informatico da parte di utenti esterni può avvenire nei casi di particolari procedimenti amministrativi con credenziali di accesso rilasciate dall’Ente.
Come previsto dal Dlgs. 33/2013, è garantito a tutti i cittadini, mediante l’istituzione dell’Accesso Civico, l’accesso e la libera consultazione a tutti gli atti dell’Ente per i quali è prevista la pubblicazione. Sul sito istituzionale è consultabile l’apposita sezione “Amministrazione Trasparente” a cui il cittadino ha libero accesso e nella quale sono disponibili informazioni integre e
conformi all’originale.
Per ogni altro obbligo inerente la pubblicazione di documenti e atti dell’Ente sul sito internet istituzionale, si fa riferimento al Dlgs. 33/2013 e per quanto riguarda il diritto di accesso, alle leggi specifiche in materia.
 
Fonte: Deliberazione della Giunta Comunale n. 99/2015 - Approvazione Manuale di Gestione del Protocollo Informatico (artt.. 40-bis, 41, 47, 57-bis D.Lgs 82/2005 e DPCM 3/12/2013).